ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

 

Hablar del tiempo significa asumir una conversación de profundidad filosófica generadora de cuestionamientos y contradicciones. El tiempo y su conceptualización son difíciles de abordar ya que no hay una concepción única o generalmente aceptada para su estudio.

Del latín tempus, la palabra tiempo se utiliza para nombrar a una magnitud de carácter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio. Cuando una cosa pasa de un estado a otro, y dicho cambio es advertido por un observador, ese periodo puede cuantificarse y medirse como tiempo. (Lee todo en: Definición de tiempo - Qué es, significado y concepto http://definicion.de/tiempo/#ixzz43jqIOsIF)

 Según Michel Henric-Coll, Aristóteles decía que el tiempo no existe, solo es la medición de un cambio que opera en nosotros y nuestro alrededor. El tiempo por tanto existe mientras las cosas cambian. El universo ha estado cambiando mucho antes que el hombre existiera.

Gracias al tiempo, podemos organizar los hechos de manera secuencial. Este orden deja establecido un pasado (aquello que ya sucedió), un presente (lo que está pasando en el momento) y un futuro (aquello que va a pasar próximamente). En este sentido hay que subrayar que el juego que puede llegar a establecerse con esos diferentes tipos de tiempos ha sido el que ha inspirado a varios artes tales como la literatura o incluso el cine. Así, por ejemplo, en el primer ámbito merece la pena subrayarse la existencia de libros como La máquina del tiempo del escritor (H.G. Wells)

Coincido con Juan Carrión en su concepción del tiempo y en su visión temporal del mismo, cuando expresa: Ante la pregunta de ¿Qué es el tiempo? me quedo tan perplejo como San Agustín, cuando decía: “Si nadie me lo pregunta, lo sé, pero si me lo preguntan y quiero explicarlo, ya no lo sé”. Todos experimentamos lo que es el tiempo, pero realmente no es nada fácil de entender y por supuesto, no es nada sencillo imaginar un mundo sin él, ya que sería un mundo sin presente, sin movimiento, sin reposo… De hecho, para Kant el tiempo es condición necesaria para todo lo que conocemos, un a priori, sin el que nada sería posible. Ser es ser en el tiempo.

Pero, ¿Qué es el tiempo? Podríamos decir que el tiempo es la sucesión de pasado, presente y futuro. Pero lo curioso es que ni el pasado, ni el futuro son… Sólo nos queda el presente, un instante que no deja de dejar de ser y que continuamente desaparece entre dos nadas, sin casi duración.

Pensemos en el presente, lo que hacíamos hace apenas un instante ya es pasado y ya no es, sólo existe como recuerdo. Pero lo fascinante es que el tiempo no deja nunca de fluir, ese es el gran misterio: el presente deja continuamente de ser, sin por eso desaparecer. Es decir, deja de ser, pero sigue siendo. Un flujo eterno, que desaparece en un pequeño instante… imposible de aprehender.

Hablemos del futuro: ¿Qué es el futuro? Nada real, una mera posibilidad que simplemente no es. Podemos ir todo lo rápido que queramos, pero nunca saldremos del presente, ni por supuesto, del tiempo.

Cuanta complejidad para asumir el término tiempo y si a eso le agregamos su aplicación en las actividades humanas, encontraremos algo aún más complejo, ya que el tiempo es el principal enemigo del humano, todos nos quejamos porque no nos alcanza o su paso es demasiado rápido o demasiado lento, inexorable por lo demás.

Sin embargo no nos percatamos que es el bien por así decirlo, más democrático que existe, ya que es el mismo para todos los seres sin distingo de raza, credo, religión, profesión u oficio. 24 horas para todos, divididas en lapsos de 60 minutos y estos a su vez en lapsos de 60 segundos. Nadie tiene menos ni a nadie le corresponde de más. Exactamente igual para todos y ante este indiscutible hecho surge entones la pregunta: ¿Por qué a algunos les alcanza o les rinde y a otros no?

Administración del tiempo es la respuesta y frente a ella, no todos estamos preparados, ya sea porque no hemos sido educados en esta materia o porque nuestras concepciones culturales son distintas. En esta época post, postmoderna, la concepción del tiempo y su aplicabilidad varían según la formación recibida y la cultura desarrollada.

La prisa por vivir, propia de nuestra época, está influenciada por distintos factores, entre otros, la tecnología y su velocidad de desarrollo de nuevos productos que conlleva a la variación de la concepción de la velocidad de la vida que teníamos o que tenemos. Son tantos los desarrollos que se producen en este campo o por su aplicabilidad, que necesitamos vivirlos todos y de allí la prisa que le imprimimos a nuestro accionar cotidiano, la más de las veces, sin las pausas requeridas para poder apreciar la belleza de las cosas, las personas o la naturaleza.

Tomado de wikibooks: En vista que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser más enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su propio tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto. Cada semana, contamos con cientos de horas. ¿Cómo utilizamos dichas horas? Todos podemos beneficiarnos del uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo. Manejar nuestro tiempo nos obligará a ser explícitos en cuanto al valor que le damos a nuestra vida personal y profesional, y nos permitirá dirigir nuestros esfuerzos en concordancia. Controlar nuestro tiempo nos ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales estamos sometidos, facilitándonos entonces el logro de nuestros objetivos, evitando el estrés y el cansancio.

El líder primero es líder de su propia vida. Para liderar a otros primero se necesita crecer en el liderazgo de sí mismo: liderazgo intrapersonal. La perspectiva ancestral de los Proverbios del rey Salomón trae sabiduría al respecto al referir que mejor es el que tarda en airarse que el fuerte; y el que se enseñorea del espíritu que el que toma una ciudad. Resultaría paradójico ver a un líder pretendiendo liderar a otros, inspirar a otros, guiar las vidas de otras personas, manejar el negocio de otro, encaminar a sus seguidores hacia una visión organizacional, si él no es el dueño de sí mismo, si no es capaz de manejar y dirigir adecuadamente sus emociones, si no está a cargo y se ha hecho responsable de su propia vida, si no tiene su propia definición de visión y proyecto de vida. En tales condiciones, ¿cómo podrá liderar a otros?

Los líderes necesitan, pues, aprender a guiarse y gestionarse primero a sí mismo antes de liderar a otros, lo cual implica aprender a administrar su tiempo, sus prioridades y sus propósitos. Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su teléfono, computador, etc) con lo siguiente escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?

Algunas características del tiempo:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los ladrones del tiempo:

Según Francisco Sáez, hay muchas personas y cosas que nos hacen perder el tiempo, pero la mayoría de veces lo hacen con nuestro consentimiento ya que como mínimo, no ponemos demasiado empeño en evitarlos. La razón básica es que no valoramos nuestro tiempo como es debido. El tiempo es oro.

Si dejamos que los ladrones de tiempo campeen a sus anchas por nuestra vida, entraremos en una dinámica muy negativa. Necesitaremos más tiempo para hacer nuestras obligaciones y tendremos que sacarlo de algún sitio, así que no tendremos más remedio que dedicar menos tiempo a lo que nos gusta, a nuestra familia, amigos y aficiones y eso no es nada bueno.

Algunos de estos ladrones vienen del exterior y otros los generamos nosotros mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos minutos cada vez y al final de la semana suman horas. En cualquier caso, aquí se presenta una lista de los más importantes. Conocerlos y detectarlos es el primer paso para erradicarlos:

1. Desorganización personal. Si no te organizas, perderás infinidad de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Organízate con eficacia. Dedica todos los días un pequeño rato a organizar tus cosas y ganarás mucho tiempo después. Planifica, agrupa tareas parecidas dentro de un mismo contexto y prepara un plan diario de acción. Establece prioridades

2. Objetivos confusos. Si no tienes claros tus objetivos, no podrás definir el trabajo a realizar ni planificarlo adecuadamente. Además, las prioridades cambiarán constantemente y generarán conflictos. Define claramente tus objetivos a corto, medio y largo plazo y hazlo periódicamente. Separa lo importante de lo urgente y no permitas que esto “mate” tu planificación.

3. No tomar decisiones. Esperar a tener toda la información necesaria para tomar una decisión puede provocar una crisis o que desperdicies una oportunidad. Toma las decisiones cuanto antes. En ocasiones será más eficiente decidir sin suficiente información. Las indefiniciones sólo generan más confusión.

4. No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará perder muchísimo tiempo. Busca ayuda al respecto para aprender a decir NO.

5. Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y a menor costo.

6. Falta de concentración. Evidentemente, el trabajo excesivo, la fatiga, el estrés y otros factores pueden pasar factura.

7. Mala comunicación. Cuando aceptes un trabajo o delegues una tarea, debe haber una comunicación clara. Transmite las necesidades con claridad y asegúrate que el mensaje ha llegado correctamente. Escucha con atención. Si se hace mal el trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo y eso supondrá romper tu actual planificación y entrar en estado de emergencia con los costos asociados al reproceso.

8. Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal provocando el ya mencionado estado de emergencia. Hazlas cuanto antes y evitarás el estrés y la culpabilidad que se genera al aplazarlas.

9. Interrupciones. Además del tiempo que te quita una interrupción en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Si tienes visitas inesperadas, pide disculpas e intenta posponerlas a un momento más adecuado. Corta de forma educada y firme a los visitantes indeseados (siempre los hay). Igualmente, con cortesía, corta las conversaciones telefónicas innecesarias. Desconecta el móvil en los momentos que necesites máxima concentración. Si recibes muchas visitas improductivas, ordena el retiro de las sillas de visitantes y verás que las visitas se acortan a 5 minutos o menos.

10. Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica de 2 a 4 momentos al día en los cuales entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que no necesites.

11. Reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el agravante que afectan a mucha gente. Si 8 personas pierden 30 minutos en una reunión, son 4 horas de trabajo perdidas. En primer lugar, siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y convocar sólo a las personas implicadas. Se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo. Existen textos para aprender a realizar reuniones efectivas.

12. Crisis o estados de emergencia. Son la locura. Todo se va al garete. La mayoría de ellas son consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de lo posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando, planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad, diciendo NO a lo innecesario, delegando correctamente, eliminando interrupciones… no permitiendo que te roben tu tiempo.

La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de la Gerencia post, postmoderna.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo según Jack Fleitman:

•Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

•Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planificar el día siguiente.

•El tiempo del Gerente rara vez se utiliza exactamente como él lo planifica, por lo que se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

•Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planificados, más que por la pura casualidad.

•El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

•Establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

•Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

•No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

•El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

•Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

•Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

•Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

•Mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

•El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.